חילוץ ידע מהשטח: איך הופכים ניסיון למודל סדור

בעולם החברתי, חלק גדול מהידע מפוזר בין מסמכים רבים, או שאינו כתוב כלל. הוא נמצא אצל מנהלת הפרויקט, אצל הרכזת בשטח, אצל מי שמובילה את המהלך כבר כמה שנים. ארגונים שמבקשים לתעד אותו מגיעים בדרך כלל עם תחושה ברורה: יש לנו משהו שעובד, ואנחנו רוצים שאחרים יוכלו ללמוד ממנו.

תהליך כזה כולל חילוץ של הידע מהשטח, המשגה שלו למודל מקצועי, תיעוד והנגשה. הוא מתחיל בשיחה הראשונה, ונמשך גם אחרי שהמסמך "גמור".

חילוץ ידע מתחיל בהקשבה

בעולם התעשייתי, שבו לידע יש לרוב היבטים תפעוליים, הוא מגיע בצורה סדורה יחסית: שלבים, נהלים, מפרטים. בעולם החברתי אני מזהה שני מצבים עיקריים:

• ידע בהמשכים: הוא קיים, אבל נכתב לאורך השנים כמו סיפור בהמשכים, וצריך להפוך אותו לתוכן קוהרנטי וסדור.

• ידע שאינו כתוב: הוא נמצא בעיקר אצל האנשים שעושים את העבודה.

ידע מהשטח שזור בעשייה. הוא צומח מתוך מפגשים עם אנשים, משתנה יחד עם המציאות, ולעיתים בנוי מכמה שכבות בו זמנית. מי שמחזיקים בו עסוקים בעשייה עצמה, ולכן הוא מגיע בשיחה כפי שהוא נחווה: כמה רעיונות במקביל, סיפורים שמתחברים זה לזה, ותובנות שעולות תוך כדי דיבור.

בשלב הזה אני מעדיפה להקשיב ולתת לשיחה לזרום. את הסידור אפשר לעשות אחר כך, בקריאה חוזרת של מה שנאמר.

הטיוטה כמרחב חשיבה

מי שמובילים תהליך נמצאים בתוכו, ומשם קשה לראות את התמונה כולה.

הסדר נוצר כשהתוכן מונח על הנייר. טיוטה עם מבנה ברור, ולפעמים גם עם תרשים ראשון של המודל, מאפשרת לצוות לראות מבחוץ את מה שהוא יודע. מול הטיוטה מתחדדות הבנות, ובשלב הזה עולות לעיתים קרובות התובנות החשובות ביותר.

מסמך נושם

כל סבב של קריאה ושיחה מוסיף עומק: מה עיקר ומה טפל, למה לתת מקום ומה להעביר לנספחים, ואיפה הטקסט עדיין גולמי וצריך עיבוד נוסף. בהמשך המסמך עובר לתיקוף מול גורמים בכירים יותר, שהשאלות שלהם מובילות לסבב נוסף.

גם אחרי שהוא מאושר, המסמך ממשיך להתעדכן יחד עם העשייה. לכן אני קוראת לו מסמך נושם.

עוגנים להמשגה

כמה עוגנים עוזרים לי להפוך ידע מבוסס ניסיון למודל סדור:

• ציר זמן: מאפשר להבין מה הוביל למה.

• תמונת מצב: כשהידע נבנה לאורך שנים, אני מגדירה מראש איזה רגע רוצים "לצלם". סקירה של כל השנים עלולה לבוא על חשבון הבהירות של המודל.

• תעודת זהות למיזם: ההקשר, קהל היעד והמרחב שבו הוא פועל. היא מסדרת את כל מה שבא אחריה.

• מבט מכמה זוויות: מנקודת המבט של השותפים, של הקהלים או של האסטרטגיות. כל זווית חושפת שכבה נוספת של המודל.

מתחים ובחירות

מודל טוב מציג גם את המתחים שהעבודה מחזיקה. בבניית קהילה, למשל: פתוחה או סגורה, זהות גלויה או פנימית, מפגשים מקוונים או פנים אל פנים. דוגמאות מארגונים שבחרו צדדים שונים מראות את טווח האפשרויות.

על חלק מההכרעות אפשר להמליץ מתוך היכרות עם הארגון. אחרות שייכות לאנשים שהמודל נועד לשרת, ואת התשובה להן מוצאים בדיאלוג איתם.

מהידע להכשרה

העברת ידע והטמעה שלו מתחילות בשאלה פשוטה: מה צריך מי שממלא את התפקיד? מה הוא צריך לדעת, מה הוא צריך לעשות, ואילו כישורים דרושים לו. התשובות שחוזרות על עצמן הופכות לעולמות תוכן, ומהם נגזרים ההכשרה והכלים היישומיים.

הזמן של הצוות

אנשי שטח עסוקים, והידע שלהם הוא המשאב החשוב ביותר בתהליך. לכן אני משתדלת לשתף אותם בתובנות לאורך הדרך, ולשמור את הקריאה המלאה לשלב שבו יש כבר מסמך שלם.

ועכשיו אליכם: איזה ידע בארגון שלכם עדיין נמצא רק בראש של מישהו?